2　事務部長は、その事務部における文書等の管理が前条に従って行われるように努めなければならない。

3　課及び室(以下「課等」という。)における文書等の管理を円滑に行わせるため、課等に文書事務取扱主任を置く。

4　文書等を適正に分類整理させるため、課等にファイル責任者を置く。

5　文書事務取扱主任及びファイル責任者の選任、職務等については、別に定める。

2　文書等の保存年限は、別表に定める基準に基づき、当該文書等に係る事務を所掌する課及び室(以下「主務課等」という。)の文書事務取扱主任(以下「主務取扱主任」という。)が決定するものとする。この場合において、保存年限を無期限と決定した文書等があるときは、当該主務取扱主任は、別に定めるところによりその措置について事務局次長に報告しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、法令に保存年限の定めのある文書等の保存年限については、当該法令に定めるところによる。

4　文書等の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する会計年度(以下「完結年度」という。)の翌会計年度の4月1日から起算するものとする。ただし、保存年限が1年未満の文書等にあっては、当該文書等が完結した日から起算するものとする。

2　前項に定める期間を経過した完結文書は、本部及び県立広島大学本部事務部にあっては本部総務課長に、その他の事務部にあっては事務部総務課長に引き継がなければならない。ただし、常時使用するなど特別の理由がある場合で、本部総務課長又は事務部総務課長(以下「総務課長等」という。)の承認を得たものについては、引き続き主務課等において保管することができる。

3　総務課長等は、前項の規定により引継ぎを受けた完結文書を、保存年限が満了する日まで書庫に収蔵し、保存するものとする。

4　主務取扱主任は、書庫に収蔵した完結文書のうち事務処理上特に主務課等において保管する必要があると認めるものがあるときは、総務課長等にその完結文書の返還を求めることができる。

5　事案の処理が完結していない文書等は、完結するまでの間、主務課等において適切に保管しなければならない。

2　主務取扱主任は、保存年限満了前に完結文書を廃棄しなければならない特別の理由が生じたときであっても、総務課長等の承認を得なければ、当該完結文書を廃棄することができない。

3　総務課長等又は主務取扱主任は、前2項の規定により完結文書を廃棄しようとするときは、当該完結文書を広島県立文書館(以下「文書館」という。)で保存することの適否について文書館の長(以下「文書館長」という。)の審査を受けなければならない。

4　総務課長等又は主務取扱主任は、保存年限の満了した30年保存文書及び前項の審査により文書館で保存すると決定された完結文書については、それらの文書が法令により廃棄しなければならないとされている場合等特別の理由がある場合を除き、文書館長に引き渡さなければならない。

2　主務取扱主任は、保存年限が満了した完結文書について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、その必要な限度において、30年を超えない範囲で完結文書の保存年限を延長することができる。この場合において、当該主務取扱主任は、別に定めるところにより延長する期間及び延長の理由を事務局次長に報告しなければならない。

3　前項の規定は、同項の規定により保存年限を延長した完結文書の延長後の保存年限が満了した場合に準用する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成23年11月1日から施行する。

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

(施行期日)

この規程は、澳门皇冠3年4月1日から施行する。

この規程は、澳门皇冠5年5月30日から施行し、改正後の広島県公立大学法人文書等管理規程の規定は、澳门皇冠5年4月1日から適用する。